Что такое инвойс

Если вы работаете с иностранными клиентами или поставщиками, рано или поздно вам придётся столкнуться с инвойсом. Этот документ используют для оплаты товаров и услуг в международной торговле, однако вокруг него до сих пор возникает немало вопросов. Чем инвойс отличается от счёта-фактуры? Когда он может заменить акт выполненных работ? Какие реквизиты обязательно должны быть указаны в документе? Разберёмся, что такое инвойс, как его правильно оформить и что изменилось в законодательстве Украины. 

Что такое инвойс и для чего он нужен 

Инвойс (от англ. invoice) – это документ, который продавец товара или исполнитель услуг направляет покупателю для оплаты. В нём указываются товары или услуги, их количество, стоимость, общая сумма к оплате и реквизиты сторон. Проще говоря, инвойс – это счёт на оплату с подробным описанием того, за что именно платит покупатель.

Чаще всего инвойсы используют в международной торговле и при работе с иностранными заказчиками. С ними регулярно работают экспортёры, импортёры, IT-компании, фрилансеры и все, кто получает оплату от нерезидентов.

Инвойс выполняет сразу несколько важных функций:

• является основанием для оплаты товаров или услуг;
• подтверждает условия сделки между сторонами;
• используется при таможенном оформлении товаров;
• помогает подтвердить международный платёж перед банком;
• в некоторых случаях может заменить договор или акт выполненных работ.

В Украине нет единого утверждённого шаблона инвойса. Его можно оформить в произвольной форме, главное – чтобы документ содержал все необходимые реквизиты и из него было понятно, кто, кому и за что выставляет счёт.

Инвойс как первичный документ: что изменилось с 2026 года

До 2026 года позиция относительно статуса инвойса была несколько противоречивой. Согласно письму Министерства финансов от 16.02.2017 №31-11410-06-5/4339, надлежащим образом оформленный инвойс мог служить основанием для бухгалтерского учёта операции без составления акта выполненных работ, но только при условии фактической оплаты, подтверждённой платёжным документом или банковской выпиской.

С 1 апреля 2026 года вступил в силу Закон Украины от 24.02.2026 №4791-IX, который внёс изменения в статью 9 Закона о бухгалтерском учёте и финансовой отчётности и существенно упростил документооборот между контрагентами. Теперь стороны договора могут договориться не составлять акты выполненных работ, а подтверждать факт оказания услуг непосредственно инвойсом, подписанным исполнителем.

Ключевые изменения:

• акты выполненных работ больше не являются обязательными для всех операций;
• отсутствие подписи заказчика на инвойсе больше не считается нарушением – при условии, что такой порядок предусмотрен договором в письменной форме;
• операция должна отражаться в бухгалтерском учёте именно в период её фактического осуществления независимо от даты оплаты или даты инвойса;
• исключения сохраняются для операций с публичными средствами, аренды государственного или коммунального имущества, строительных контрактов и гуманитарной помощи – в этих случаях акт выполненных работ остаётся обязательным.

Фактически законодательство приблизило украинский подход к международной практике: в большинстве стран ЕС именно инвойс, а не отдельный акт, является ключевым документом для подтверждения оказания услуг.

Какие реквизиты обязательны для инвойса

Несмотря на отсутствие утверждённого бланка, инвойс приобретает статус первичного документа только при наличии установленного законом минимального перечня реквизитов. В соответствии со статьёй 9 Закона о бухгалтерском учёте документ должен содержать:

Для документов, используемых в международной торговле, также рекомендуется указывать условия поставки согласно правилам Инкотермс, срок оплаты и информацию об освобождении от НДС, если это применимо.

Инвойс vs счёт-фактура vs акт выполненных работ: ключевые различия

Эти три документа часто путают, хотя каждый из них выполняет свою функцию.

Важно понимать: счёт-фактура сам по себе не подтверждает, что товар был отгружен или услуга оказана, – он лишь содержит предложение произвести оплату. Поэтому полноценной альтернативой инвойсу в Украине традиционно считается расходная накладная или акт оказанных услуг, а не счёт-фактура.

Проформа-инвойс и коммерческий инвойс: когда какой документ нужен

В международной торговле применяются два основных вида инвойсов.

• Проформа-инвойс (proforma invoice) – предварительный документ, который фиксирует обязательство продавца поставить товар или оказать услугу по ориентировочной цене. Точный перечень товаров и окончательная стоимость в нём могут быть ещё не определены. Такой документ часто используется при безвозмездных поставках, предоставлении гуманитарной помощи, участии в выставках или согласовании условий до подписания контракта.
• Коммерческий инвойс – основной документ для таможенного оформления при экспорте или импорте. Он выписывается после фактической отгрузки товара и содержит окончательную информацию о сделке. На его основании рассчитываются таможенные платежи и НДС.

В соответствии с пунктом 3 части 2 статьи 53 Таможенного кодекса Украины, именно счёт-фактура (инвойс) или счёт-проформа являются документами, подтверждающими таможенную стоимость товаров.

Отдельно следует упомянуть разновидности инвойсов, которые встречаются в практике IT-компаний и фрилансеров: инвойс для фиксации предоплаты, инвойс учёта рабочего времени для почасовой оплаты и периодический инвойс – для регулярных платежей за подписку или постоянные услуги.

Как создать инвойс 

Создать инвойс можно разными способами – выбор зависит от того, насколько часто вы выставляете счета.

Word или Excel. Подойдут, если инвойсы требуются лишь время от времени. Документ заполняется вручную, поэтому важно внимательно проверять реквизиты, суммы и другие данные.

Онлайн-сервисы для создания инвойсов. Такие сервисы помогают быстро сформировать документ, автоматически рассчитать суммы, вести учёт счетов и отслеживать их оплату. Это удобный вариант для тех, кто регулярно работает с клиентами.

Платёжные платформы. Некоторые сервисы позволяют не только создать инвойс, но и сразу принять оплату по нему. Это особенно удобно для фрилансеров, IT-специалистов и компаний, работающих с иностранными клиентами.

Если вы сотрудничаете с нерезидентами, следует заранее уточнить у бухгалтера или банка, соответствует ли инвойс требованиям, установленным для валютных операций, и содержит ли он все необходимые реквизиты.

Типичные ошибки при оформлении инвойса

Даже незначительные ошибки в инвойсе могут привести к задержке оплаты, дополнительным вопросам со стороны банка или проблемам при учёте операции. Чаще всего встречаются следующие ситуации:

• неполные реквизиты – отсутствуют дата, номер документа, данные продавца или покупателя;
• неточное описание товаров или услуг – из документа должно быть понятно, за что именно производится оплата;
• расхождение между инвойсом и фактическим платежом – например, указана другая сумма или валюта перевода;
• отсутствие договорённости об использовании инвойса вместо других документов – это может создать сложности при подтверждении операции;
• отсутствие перевода документа – если инвойс составлен на иностранном языке, для внутреннего учёта может потребоваться его перевод на украинский язык.

Перед отправкой инвойса клиенту или партнёру проверьте все реквизиты, суммы и описание услуг или товаров. Если операция связана с международными платежами, лучше заранее уточнить требования у бухгалтера или банка.

Главное правило: важное значение имеет не только название документа, но и его содержание. Из инвойса должно быть чётко понятно, кто, кому и за что производит оплату.