Що таке інвойс

Якщо ви працюєте з іноземними клієнтами чи постачальниками, рано чи пізно зіткнетеся з інвойсом. Цей документ використовують для оплати товарів і послуг у міжнародній торгівлі, але навколо нього досі виникає чимало запитань. Чим інвойс відрізняється від рахунка-фактури? Коли він може замінити акт виконаних робіт? Які реквізити обов'язково мають бути в документі? Розберемося, що таке інвойс, як його правильно оформити та що змінилося в законодавстві України. 

Що таке інвойс і навіщо він потрібен 

Інвойс (від англ. invoice) – це документ, який продавець товару або виконавець послуг надсилає покупцю для оплати. У ньому зазначаються товари чи послуги, їх кількість, вартість, загальна сума до сплати та реквізити сторін. Простіше кажучи, інвойс – це рахунок на оплату з детальним описом того, за що саме платить покупець.

Найчастіше інвойси використовують у міжнародній торгівлі та під час роботи з іноземними замовниками. З ними регулярно працюють експортери, імпортери, ІТ-компанії, фрилансери та всі, хто отримує оплату від нерезидентів.

Інвойс виконує одразу кілька важливих функцій:

• є підставою для оплати товарів або послуг;
• підтверджує умови угоди між сторонами;
• використовується під час митного оформлення товарів;
• допомагає підтвердити міжнародний платіж перед банком;
• у деяких випадках може замінити договір або акт виконаних робіт.

В Україні немає єдиного затвердженого шаблону інвойсу. Його можна оформити у довільній формі, головне – щоб у документі були всі необхідні реквізити та було зрозуміло, хто, кому і за що виставляє рахунок.

Інвойс як первинний документ: що змінилося з 2026 року

До 2026 року позиція щодо статусу інвойсу була дещо суперечливою. Згідно з листом Міністерства фінансів від 16.02.2017 №31-11410-06-5/4339, належно оформлений інвойс міг бути підставою для бухгалтерського обліку операції без складання акта виконаних робіт, але лише за умови фактичної оплати, підтвердженої платіжним документом чи банківською випискою.

З 1 квітня 2026 року набув чинності Закон України від 24.02.2026 №4791-IX, який змінив статтю 9 Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність і суттєво спрощує документообіг між контрагентами. Тепер сторони договору можуть домовитися не складати акти виконаних робіт, а підтверджувати факт надання послуг саме інвойсом, підписаним виконавцем.

Ключові зміни підходу:

• акти виконаних робіт більше не є обов'язковими для всіх операцій;
• відсутність підпису замовника на інвойсі більше не вважається порушенням – за умови, що такий порядок передбачений договором у письмовій формі;
• операція має відображатися в бухгалтерському обліку саме в період її фактичного здійснення, незалежно від дати оплати чи дати інвойсу;
• винятки залишаються для операцій з публічними коштами, оренди державного чи комунального майна, будівельних контрактів та гуманітарної допомоги – там акт виконаних робіт лишається обов'язковим.

Фактично законодавство наблизило український підхід до міжнародної практики: у більшості країн ЄС саме інвойс, а не окремий акт, є ключовим документом для підтвердження надання послуг.

Які реквізити обов'язкові для інвойсу

Хоча затвердженого бланка немає, інвойс набуває статусу первинного документа лише за наявності визначеного законом мінімуму реквізитів. Відповідно до статті 9 Закону про бухоблік, документ повинен містити:

Для документів у міжнародній торгівлі додатково рекомендується вказувати умови поставки за правилами Інкотермс, строк оплати та інформацію про звільнення від ПДВ, якщо це застосовно.

Інвойс vs рахунок-фактура vs акт виконаних робіт: ключові відмінності

Ці три документи часто плутають, хоча кожен виконує свою функцію.

Важливо розуміти: рахунок-фактура сам по собі не підтверджує, що товар відвантажено чи послугу надано, – він лише пропонує здійснити оплату. Тому повноцінною альтернативою інвойсу в Україні традиційно вважають видаткову накладну чи акт наданих послуг, а не рахунок-фактуру.

Проформа-інвойс та комерційний інвойс: коли який потрібен

У міжнародній торгівлі застосовують два основні види інвойсів.

• Проформа-інвойс (proforma invoice) – попередній документ, який фіксує зобов'язання продавця поставити товар чи надати послугу за орієнтовною ціною. Точний перелік товарів і фінальна вартість у ньому можуть бути не остаточними. Часто використовується для безоплатних поставок, гуманітарної допомоги, виставок або узгодження умов до підписання контракту.
• Комерційний інвойс – основний документ для митного оформлення під час експорту чи імпорту. Виписується після фактичного відвантаження товару та містить остаточну інформацію про угоду. На його основі розраховуються митні платежі та ПДВ.

Відповідно до пункту 3 частини 2 статті 53 Митного кодексу України, саме рахунок-фактура (інвойс) або рахунок-проформа є документами, що підтверджують митну вартість товарів.

Окремо варто згадати різновиди, які трапляються у практиці ІТ-компаній і фрілансерів: фіксуючий інвойс (для фіксації передоплати), інвойс обліку робочого часу (для погодинної оплати) та періодичний інвойс – для регулярних платежів за підписку чи постійні послуги.

Як створити інвойс 

Створити інвойс можна різними способами – вибір залежить від того, як часто ви виставляєте рахунки.